外貿(mào)郵件注意事項(xiàng)17條

  

作為公司的采購(gòu)商，每天有成百上千封郵件從全球飛過來。為什么有些郵件就是石沉大海?下面就讓一米軟件來告訴你外貿(mào)郵件注意事項(xiàng)17條。


外貿(mào)郵件注意事項(xiàng)17條


1. 發(fā)送并不緊急的“緊急”郵件

Sending ‘urgent’ emails that aren’t urgent

發(fā)“緊急”郵件時(shí)，建議別做“狼來了小孩”，否則當(dāng)你真的有緊急郵件的時(shí)候，就沒人關(guān)注了。

——Rosemary Haefner


2. 滿屏大寫字母

Putting words in ALL CAPS

ARE YOU YELLING??—這是大寫給人的視覺效果。除非你想給客戶一劑“強(qiáng)心針”，否則就把CAPS LOCK關(guān)掉吧。

——Rosemary Haefner


3. 太不拘小節(jié)

Being too casual

郵件能側(cè)面反映你跟客戶的關(guān)系，表達(dá)太隨意只會(huì)顯得專業(yè)素養(yǎng)不高。一米軟件建議在使用感嘆號(hào)、表情、字號(hào)字體和短語(yǔ)時(shí)多加斟酌。

——Haefner

此外，并非每個(gè)人都能讀懂縮寫。如果客戶和你是不同年齡層，或者有語(yǔ)言障礙，那么請(qǐng)寫出全稱。

——Randal


4. 表達(dá)太生硬

Being too stiff

我經(jīng)常收到一些“一行式郵件”，這看起來好像是系統(tǒng)自動(dòng)回復(fù)。有時(shí)候適當(dāng)表達(dá)自己的個(gè)人特色和情感會(huì)對(duì)談判比較有利，否則表現(xiàn)的太像機(jī)器人了。

——Oliver


5. 在凌晨三點(diǎn)發(fā)送郵件

Sending emails at 3 a.m

我只有偶爾醒的特別早，感覺自己很有干勁的時(shí)候這么做過。但是據(jù)我調(diào)查，即使是在“7天24小時(shí)”工作狂的世界里，這也不會(huì)被大多數(shù)人接受。當(dāng)然，如果夜里突然有了靈感，建議你寫郵件存到草稿箱，然后在工作時(shí)間發(fā)出去。

——Oliver

(特別提醒：我們很多國(guó)外客戶與中國(guó)存在時(shí)差，此時(shí)發(fā)郵件就要特別注意，你的上午9點(diǎn)，也許是TA的午夜。)


6. 使用模糊主題行

Using a vague subject line

“It’s me””Hey” or “FYI”開頭會(huì)讓你的客戶感覺很困惑，他不知道你這封郵件想說明什么，自然不會(huì)愿意花寶貴的時(shí)間去打開它。在商務(wù)往來中，郵件最好簡(jiǎn)明扼要，這樣才能促使客戶看到后更快地給出反饋。

——Oliver


7. 沒有主題行

Not including a subject line at all

沒有主題的郵件會(huì)讓人很火大，客戶只會(huì)當(dāng)成垃圾郵件處理。

——Augustine


8. 未開門見山

Starting a sentence in the subject line that you finish in the email’s body

如果你在郵件結(jié)束時(shí)才拋出你的觀點(diǎn)或者疑問也很令人討厭，因?yàn)榭蛻暨€得重頭再看。郵件的目標(biāo)是簡(jiǎn)潔并且尊重客戶的時(shí)間。

——Augustine


9. 不知所謂的郵件地址

A ridiculous email address

不論是給客戶，同事還是任何人發(fā)郵件，如果要體現(xiàn)專業(yè)度，就得棄用非正式的電子郵件賬戶。畢竟含有敏感詞匯的賬戶一開始就會(huì)給人不好的印象。

但如果你堅(jiān)持使用，為了專業(yè)素養(yǎng)，至少應(yīng)該獨(dú)立創(chuàng)建一個(gè)單獨(dú)的電子郵件賬戶。

——Randall


10. 太長(zhǎng)的述語(yǔ)

Including cutesy or interminable quotes

署名下方帶有簽名檔是可以的，但信息太冗長(zhǎng)沒人會(huì)閱讀。你的信息需要契合商業(yè)產(chǎn)品形象。

——Randall


11. 每封郵件結(jié)尾都有保密通知

Including a confidentiality notice at the end of every email

當(dāng)你通過電子郵件發(fā)送文件或者圖片時(shí)，內(nèi)容是否保密取決于客戶。建議在發(fā)送敏感文件之前，和客戶達(dá)成保密約定，這樣即使有信息泄漏的情況出現(xiàn)，你也持有證據(jù)。

——Randall


12. 帶有情緒的語(yǔ)氣

Being snippy

當(dāng)客戶三周之后才回復(fù)你郵件時(shí)，你的下一封郵件中往往會(huì)帶有一點(diǎn)憤怒的情緒。但是這對(duì)于談判有害無利，所以永遠(yuǎn)不要發(fā)語(yǔ)氣刻薄的郵件給你的客戶。

一米軟件建議將回復(fù)郵件存在草稿箱中2天，然后拿出來修改，去掉主觀情緒，這會(huì)幫助你更快的完成自己的目標(biāo)，因?yàn)槟惚憩F(xiàn)出的是你的耐心和專業(yè)度而非情緒化。

——Oliver


13. 太敷衍

Being curt

如果你跟客戶很熟，那么有時(shí)可以省掉一些細(xì)節(jié)。但如果這個(gè)客戶跟你不熟或者訂單量很大，那么禮貌和專業(yè)一定要?！盤lease””Thank you”以及結(jié)尾處像是”Best”這些詞不可少。

——Oliver


14. 數(shù)不盡的錯(cuò)別字

Numerous typos

“錯(cuò)別字多是因?yàn)檫@是我用iPhone發(fā)的。”拜托，這已經(jīng)不再是錯(cuò)別字多的借口!現(xiàn)在每個(gè)人都會(huì)從手機(jī)端收發(fā)郵件，如果是非常重要的客戶，那么在發(fā)出之前必須檢查是否有錯(cuò)別字。

——Oliver


15. 討厭的標(biāo)點(diǎn)

Annoying punctuation

如果你想用感嘆號(hào)來表示你的開心，用一個(gè)就可以了。人們有時(shí)候忘乎所以的在句子結(jié)尾加上很多感嘆號(hào)，這會(huì)讓客戶感到你很情緒化，并不利于訂單的完成。

——Barbara Pachter


16. 非專業(yè)字體

Unprofessional fonts

手寫體要分場(chǎng)合，對(duì)于商務(wù)往來郵件，你得保證你的字體顏色大小規(guī)范。最重要的原則是：讓客戶便于閱讀。

通常，最好選擇10-12號(hào)字號(hào)，易讀的字體，像是Arial,Calibri或者Times New Roman。顏色當(dāng)然是黑色最為保險(xiǎn)。

——Pachter


17. 太冗長(zhǎng)

Going too long

大多數(shù)人花幾秒鐘(不是分鐘也不是小時(shí))來閱讀一封電子郵件，很多人甚至只是大致瀏覽，因此寫郵件時(shí)最好將郵件分成短小段落，列出條理就更好了。對(duì)于重要信息可以用粗體或者斜體標(biāo)注，但是要適量使用。

——Pachter


數(shù)數(shù)看，以上外貿(mào)郵件注意事項(xiàng)17條，你平時(shí)都注意到了嗎？

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