久久香蕉国产线看观看6_久久99久久精品免观看吃奶_蜜柚影院在线观看免费高清中文_亚洲激情欧美色_老湿机影院试看十分钟

Outlook和Gmail在國(guó)外都是使用人數(shù)眾多的郵箱，國(guó)內(nèi)也有部分用戶，但很多人不知道outlook群發(fā)郵件該怎么發(fā)，今天就讓一米軟件來教教大家。

如果你要通過電子郵件向多人進(jìn)行郵件群發(fā)，并希望針對(duì)每個(gè)收件人進(jìn)行個(gè)性化，請(qǐng)使用郵件合并。你可以創(chuàng)建一批具有相同格式設(shè)置、使用相同文本和圖形的個(gè)性化電子郵件。電子郵件僅在指定部分有所不同和個(gè)性化。郵件合并(與向一組人員廣播一封郵件不同)將郵件的每個(gè)收件人作為獨(dú)立收件人。

1、使用郵件合并流程創(chuàng)建電子郵件涉及三個(gè)文檔：

“主文檔”

此文檔即你的電子郵件，它包含對(duì)于合并文檔的每個(gè)版本都相同的文本和圖形(例如徽標(biāo)或圖像)。

“郵寄列表”

此文檔包含用于在函件中填充信息的數(shù)據(jù)。例如，郵寄列表中包含多個(gè)姓名，而主文檔則為要發(fā)送至列表中人員的電子郵件。

“合并文檔”

此文檔是主文檔和郵寄列表的組合。郵件合并將從郵寄列表提取信息并將其置于主文檔中，為郵寄列表中的每個(gè)人生成個(gè)性化的合并文檔。

步驟 1：準(zhǔn)備主文檔

在開始之前，在 Word 中鍵入要向每個(gè)人發(fā)送的電子郵件的正文。例如，若要告知收件人即將發(fā)生的事件，請(qǐng)?zhí)砑邮录拿Q、日期、時(shí)間和位置。每個(gè)人都需要這些事件詳細(xì)信息。

在“郵件”選項(xiàng)卡上的“開始郵件合并”組中，選擇“開始郵件合并”>“電子郵件”。

步驟 2：設(shè)置郵寄列表

要發(fā)送電子郵件，需安裝兼容 MAPI 的郵件程序，例如 Outlook或 Gmail。如果使用 Outlook MAPI，請(qǐng)確保 Word 和 Outlook 的版本相同。

郵寄列表是你的數(shù)據(jù)源。它還可以是 Outlook 聯(lián)系人目錄、Access 數(shù)據(jù)庫(kù)或 Office 地址列表。它包含用 Word 用于提取信息以構(gòu)造電子郵件的記錄。

提示:

如果你沒有郵寄列表，可以在郵件合并過程中進(jìn)行創(chuàng)建。在開始郵件合并流程之前，請(qǐng)收集所有數(shù)據(jù)記錄，并將其添加到數(shù)據(jù)源。

如果你使用的是 Excel 電子表格，請(qǐng)確保將郵政編碼列的格式設(shè)置為文本，以確保不會(huì)丟失任何零。

如果想要使用 Outlook 聯(lián)系人，請(qǐng)確保 Outlook 是你的默認(rèn)電子郵件程序。

步驟 3：將郵寄列表鏈接到電子郵件

現(xiàn)可從數(shù)據(jù)源(地址列表)中選擇收件人。請(qǐng)確保數(shù)據(jù)源中有一列電子郵件地址，且其中包含要向其發(fā)送郵件的每個(gè)人的電子郵件地址。

在“郵件”選項(xiàng)卡上的“開始郵件合并”組中，選擇“選擇收件人”，然后選擇一個(gè)選項(xiàng)。

執(zhí)行下列操作之一：

如果沒有郵寄列表，請(qǐng)選擇“鍵入新列表”進(jìn)行創(chuàng)建。

或者

如果郵寄列表位于 Excel 電子表格、Access 數(shù)據(jù)庫(kù)或其他類型的數(shù)據(jù)文件中，請(qǐng)選擇“使用現(xiàn)有列表”。然后瀏覽至相應(yīng)列表并選擇“打開”。

或者

如果使用 Outlook 聯(lián)系人，請(qǐng)選擇“從 Outlook 聯(lián)系人中選擇”。

選擇“文件”>“另存為”。

在“文件名”框中，鍵入文件名，然后選擇“保存”。

2、編輯郵寄列表

若要向列表中所有人發(fā)送電子郵件，請(qǐng)轉(zhuǎn)到步驟 4：向電子郵件添加個(gè)性化內(nèi)容。若要僅向列表中特定人員發(fā)送電子郵件，可縮小列表范圍，按下列步驟編輯郵寄列表。

選擇“編輯收件人列表”。

檢查你希望收到郵件的人的姓名。

還可對(duì)列表進(jìn)行排序或篩選，以便更容易找到姓名和地址。

步驟 4：向電子郵件添加個(gè)性化內(nèi)容

通過添加人員姓名和地址對(duì)每封電子郵件進(jìn)行個(gè)性化。添加這些詳細(xì)信息的最佳做法是在主文檔中插入合并域。

在“郵件”選項(xiàng)卡上的“編寫和插入域”組中，選擇“地址塊”。

在“插入地址塊”對(duì)話框中，選擇收件人姓名的格式，因?yàn)樗鼘@示在電子郵件中。

選擇“確定”以插入合并域。

在“編寫和插入”組中，選擇“問候語”。

在“插入問候語”對(duì)話框中，選擇要使用的格式。

選擇“確定”以插入合并域。

選擇“文件”>“保存”以保留電子郵件。

注意: 插入域后需要手動(dòng)設(shè)置電子郵件格式。

也可以將數(shù)據(jù)源中的其它字段添加到電子郵件

3、驗(yàn)證合并域名稱

確保 Word 能夠找到郵寄列表中的姓名和地址。

在“郵件”選項(xiàng)卡上的“編寫和插入域”組中，選擇“匹配域”。

提示: 也可向主文檔的“插入地址塊”對(duì)話框中添加地址塊以打開“合并域”。

在“匹配字段”對(duì)話框中，驗(yàn)證列表中顯示的記錄字段是否與郵寄列表數(shù)據(jù)源中記錄的名稱和列標(biāo)題相匹配。

注意: 該對(duì)話框中有兩個(gè)列。左側(cè)的列可以是業(yè)務(wù)記錄中常見名稱的列表。右側(cè)的列是該常見名稱的域名，映射到數(shù)據(jù)源文件中的列標(biāo)題。

執(zhí)行下列操作之一：

如果顯示的域名與郵寄列表數(shù)據(jù)源中記錄所用的列標(biāo)題相匹配，則不進(jìn)行任何操作。

或者

如果預(yù)期與數(shù)據(jù)源中列標(biāo)題匹配的域名中顯示“(不匹配)”，請(qǐng)選擇下拉箭頭，然后在郵寄列表數(shù)據(jù)源中選擇域名。根據(jù)需要重復(fù)。

選擇“確定”。

設(shè)置郵件合并域格式

若要更改合并內(nèi)容的字體、字號(hào)或間距，請(qǐng)選擇合并域的名稱，然后進(jìn)行所需的更改。

在“郵件”選項(xiàng)卡上的“預(yù)覽結(jié)果”組中，選擇“預(yù)覽結(jié)果”以從合并結(jié)果切換回信函中的郵件合并域。

選擇合并域的名稱。

在“開始”選項(xiàng)卡上，選擇要使用的字體和字號(hào)。

在“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡上 (Word 2013) 或布局選項(xiàng)卡上 (Word 2016)，選擇需要的段落間距。

注意: 因?yàn)?Word 將地址塊中的每一行視為一個(gè)段落，所以可能需要縮小行距。

步驟 5：預(yù)覽和完成

將合并域添加到主文檔后，即可預(yù)覽合并結(jié)果。當(dāng)你對(duì)預(yù)覽滿意時(shí)，請(qǐng)完成合并。

選擇“預(yù)覽結(jié)果”，然后選擇“下一條”或“上一條”

記錄按鈕，確保函件正文中的名稱和地址正確顯示。

提示: 若要轉(zhuǎn)到列表開頭，請(qǐng)選擇“第一條”

記錄按鈕;若要轉(zhuǎn)到列表末尾，請(qǐng)選擇“最后一條”

記錄按鈕。

選擇“完成并合并”>”發(fā)送電子郵件”。

在“收件人”框中，選擇列表中電子郵件地址列的對(duì)應(yīng)姓名。

注意: Word 將向每個(gè)電子郵件地址發(fā)送單獨(dú)的郵件。將無法抄送或密件抄送其他收件人，也無法向該電子郵件添加附件。

在“主題行”框中，鍵入郵件的主題行。

在“郵件格式”框中，選擇“HTML”(默認(rèn)設(shè)置)或“純文本”以將文檔作為電子郵件的正文發(fā)送。

重要: 如果以純文本格式發(fā)送電子郵件，則主文檔將不包含任何文本格式或圖形。

在“發(fā)送記錄”下，執(zhí)行下列操作之一：

接受默認(rèn)設(shè)置以合并和發(fā)送“所有”記錄。

或者

選擇“當(dāng)前記錄”則郵件中僅發(fā)送屏幕上可見的記錄。

或者

選擇最后一個(gè)選項(xiàng)，在“發(fā)件人”框中輸入要開始合并的記錄編號(hào)，并在“收件人”框中輸入要結(jié)束合并的記錄編號(hào)。

注意: 除具有“發(fā)件人”到“收件人”區(qū)域中記錄編號(hào)的人員外，不會(huì)向任何人發(fā)送電子郵件。

選擇“確定”運(yùn)行郵件合并。

步驟 6：保存?zhèn)€性化郵件

如果計(jì)劃將電子郵件用于其它郵件合并，請(qǐng)保存郵件。

保存主文檔時(shí)，還會(huì)保存它與所選數(shù)據(jù)源的連接。下次打開主文檔時(shí)，Word 將提示你選擇是否保留與數(shù)據(jù)源的連接。

如果選擇“是”，則將打開文檔并顯示與第一條記錄合并的信息。

如果選擇“否”，則將斷開主文檔與數(shù)據(jù)源之間的連接。電子郵件的主文檔將變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn) Word 文檔。